Belief System विश्लेषण · अद्यतन किया गया .
प्रभावी संचार व्यवस्था काम करने वाले, विषयवस्तु जाँचने वाले और निर्णय लेने वाले व्यक्ति को अलग पहचानती है। परामर्श आवश्यक रहता है, लेकिन जिम्मेदारी इतनी सामूहिक नहीं होनी चाहिए कि उसका जिम्मेदार व्यक्ति मिले ही नहीं। स्पष्टता पहले निर्णयों के बारे में आती है, फिर पदों के बारे में।
अनुवर्ती कार्रवाई में कठिनाइयाँ अक्सर सामने आती हैं: एक विषय कई बार सामने आता है, नए लोग सर्किट में देर से प्रवेश करते हैं और समय सीमा स्पष्ट सुधार के बिना लंबी हो जाती है। ये लक्षण अस्पष्ट जनादेश, तथ्यों तक अपर्याप्त पहुंच या निर्णय की कमी का संकेत दे सकते हैं।
एक वास्तविक वितरण योग्य मानचित्र बनाएं
एक हालिया उदाहरण चुनना और उसके पथ का पुनर्निर्माण करना आपको यह देखने की अनुमति देता है कि यह वास्तव में कैसे काम करता है। नौकरी किसने मांगी? जानकारी किसने प्रदान की? आपत्तियां कब उठीं? अंतिम संस्करण पर निर्णय किसने लिया? वास्तविक प्रक्रिया कभी-कभी फ़्लोचार्ट से बहुत भिन्न होती है।
इस अवलोकन में प्रतीक्षा समय और अनौपचारिक आदान-प्रदान शामिल होना चाहिए। एक टीम सामग्री तैयार करने की तुलना में सत्यापन की तलाश में अधिक समय व्यतीत कर सकती है। निदान को इतनी जल्दी निष्कर्ष नहीं निकालना चाहिए कि इंटरफ़ेस से कठिनाई आने पर व्यक्तिगत उत्पादकता में कोई समस्या है।
उन निर्णयों के नाम बताएं जिनमें शामिल हैं
सभी सुधारों के लिए समान स्तर की निर्णय की आवश्यकता नहीं होती है। मुद्रण संबंधी सुधार, तथ्य में बदलाव और सार्वजनिक स्थिति में बदलाव के लिए अलग-अलग नियमों का पालन करना होगा। जिम्मेदारी मैट्रिक्स को प्रारूपों के बजाय इन श्रेणियों के आसपास बनाया जा सकता है।
OECD और G20 शासन सिद्धांत जिम्मेदारियों पर एक सामान्य दिशानिर्देश प्रदान करते हैं। दैनिक कार्यों में, यह प्रश्न ठोस हो जाता है: चर्चा को कौन, किस दायरे में और किस जानकारी के साथ समाप्त कर सकता है? प्रतिक्रिया के बिना, खराब परिभाषित प्राधिकरण की भरपाई के लिए मान्यताएँ कई गुना बढ़ जाती हैं। [1]
विशेषज्ञता को विशिष्ट स्थान दें
एक व्यवसाय विशेषज्ञ जाँचता है कि उसके क्षेत्र में क्या आता है। जरूरी नहीं कि उसे पूरी सामग्री दोबारा लिखनी पड़े। संचार तथ्यों को समझने योग्य जानकारी में परिवर्तित करता है और अन्य संदेशों के साथ निरंतरता सुनिश्चित करता है। ठोस असहमतियों को शैली प्राथमिकताओं से अलग किया जाना चाहिए।
एआई के साथ यह वितरण और भी महत्वपूर्ण हो जाता है। एक उपकरण दावे पर दायित्व का समाधान किए बिना उत्पादन को गति दे सकता है। एनआईएसटी ढांचा स्पष्ट जोखिम प्रबंधन के महत्व को दोहराता है; इसलिए टीम को पता होना चाहिए कि परिणाम को कौन नियंत्रित करता है और किन स्थितियों में उपयोग उचित नहीं है। [1]
अपवादों की अनुमति दें
अच्छा नियम अनुपस्थिति, आपात स्थिति या नए विषय में भी काम करना चाहिए। उसमें वैकल्पिक जिम्मेदार व्यक्ति और मामला उच्च स्तर पर ले जाने का रास्ता स्पष्ट होता है। उसमें यह बताने की गुंजाइश भी होती है कि अनुरोध दायरे से बाहर है या प्रकाशन के लिए सूचना अपर्याप्त है।
एक काल्पनिक मामले में, एक छोटी टीम को बोलने का तत्काल अनुरोध प्राप्त होता है। सामान्य प्रबंधक अनुपस्थित है. यदि स्थानापन्न को अपने निर्णय लेने के दायरे और उपलब्ध तथ्यों की जानकारी हो तो कार्य आगे बढ़ सकता है। यदि उसे सत्ता की पूरी शृंखला का पुनर्गठन करना पड़े तो आपातकाल एक अतिरिक्त जोखिम में बदल जाता है।
पुनर्प्राप्ति और अवरोधन बिंदुओं को मापें
निगरानी किसी पहचाने गए प्रबंधक के बिना देर से रिटर्न, दायरे में बदलाव और सत्यापन का निरीक्षण कर सकती है। लक्ष्य हर मिनट की निगरानी करना नहीं है, बल्कि आवर्ती बाधाओं की पहचान करना है। इन टिप्पणियों के आधार पर नियमों को सरल बनाया जाना चाहिए।
ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट करने का मतलब सहयोग कम करना नहीं है। इससे आप इसे बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं. हर कोई जानता है कि उनका योगदान कब उपयोगी है, उन्हें क्या जाँचने की आवश्यकता है और अंतिम निर्णय कौन करेगा। इस प्रकार टीम को अपनी अधिकांश ऊर्जा प्रसारित संस्करणों में लगाने के बजाय, मुद्दों को समझने और सलाह देने के लिए समय मिलता है।