उत्पाद रिकॉल: उपभोक्ताओं, वितरकों और मीडिया से संवाद में तालमेल रखें

विश्वसनीय तथ्य-पत्र तैयार करना

गुणवत्ता, सुरक्षा, कानूनी, वितरण, ग्राहक सेवा और संचार को एक साथ लाएं। संदर्भ पत्र पुष्टि की गई जानकारी को सत्यापित किए जा रहे तत्वों से अलग करता है: संबंधित उत्पाद और बैच, वितरण क्षेत्र, पहचाने गए जोखिम, पालन करने के लिए कार्रवाई, संपर्क और व्यावहारिक व्यवस्था।

परिधि को मनमाने ढंग से बड़ा या छोटा न करें। एक तस्वीर किसी उत्पाद की पहचान करने में मदद कर सकती है, लेकिन यह आवश्यक संदर्भों को प्रतिस्थापित नहीं करती है। फॉर्म दिनांकित होना चाहिए, एक सत्यापनकर्ता होना चाहिए और जब जांच नए तत्व प्रदान करती है तो उसे अद्यतन किया जाना चाहिए।

दायित्वों और सार्वजनिक जानकारी को स्पष्ट करें

सक्षम प्राधिकारी, अधिसूचना प्रक्रियाएँ और प्रकाशन मीडिया उत्पाद और देश पर निर्भर करते हैं। फ़्रांस में, DGCCRF और RappelConso संसाधन अपने दायरे में आने वाले उपभोक्ता उत्पादों को वापस मंगाने की निगरानी करते हैं; दवाएं और चिकित्सा उपकरण अलग-अलग सर्किट का पालन करते हैं।

संचार प्रणाली अनिवार्य प्रक्रियाओं के साथ आती है और उन्हें प्रतिस्थापित नहीं करती है। अंतर्राष्ट्रीय वितरण के लिए, प्रासंगिक प्रबंधकों, भाषाओं, चैनलों और स्थानीय रूप से मान्य दायित्वों के साथ बाजार द्वारा एक मैट्रिक्स स्थापित करें। किसी फ्रांसीसी पोर्टल पर एक प्रकाशन अन्य देशों को कवर करने के लिए पर्याप्त नहीं है।

निर्देशों को तुरंत समझने योग्य बनाएं

उपभोक्ता को उत्पाद की पहचान करने, अनुरोधित माप को समझने और सहायता प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए। अस्पष्ट शीर्षकों से बचें जिनके लिए आपको निर्देश जानने के लिए एक लंबी प्रेस विज्ञप्ति पढ़ने की आवश्यकता होती है। व्यावहारिक जानकारी को संस्थागत स्पष्टीकरण से स्पष्ट रूप से अलग करें।

मोबाइल और दुकान में जानकारी आसानी से पढ़ी जा सकती है या नहीं, जांचें। अनुवाद में संदर्भ, इकाइयां और स्वीकृत निर्देश सुरक्षित रहने चाहिए। ग्राहक सेवा को अधिकृत उत्तर, पहले से शामिल न की गई स्थितियों को संभालने का तरीका और वह जानकारी पता होनी चाहिए जिसे अनुमान से नहीं बताया जा सकता।

• उत्पाद और संबंधित संदर्भों की सटीक पहचान।
• मान्य निर्देश और व्यावहारिक व्यवस्थाएँ उपलब्ध हैं।
• प्रासंगिक होने पर कार्यात्मक संपर्क बिंदु और कार्यक्रम।
• प्रकाशन तिथि और अपडेट तक पहुंच।

वितरकों, मीडिया और डिजिटल चैनलों का समन्वय करें

संगठन सही जानकारी प्रकाशित कर सकता है, जबकि वितरक के पास पुराना संस्करण बना रहे। प्रसार की प्रक्रिया, जानकारी मिलने और अपनाने की पुष्टि तथा सुधार की व्यवस्था बनाएं। दुकान की टीमों और साझेदारों को मानक संस्करण आसानी से मिलना चाहिए।

मीडिया सुरक्षा सूचना के प्रसार में योगदान दे सकता है। एक प्रवक्ता, एक तथ्य पत्रक और उन तत्वों पर एक प्रतिक्रिया तैयार करें जिन्हें स्थापित करना बाकी है। मान्य आधार के बिना शून्य जोखिम या पूर्ण समाधान का वादा न करें।

अंतरालों को ट्रैक करें, न कि केवल स्पिलओवर को

निगरानी को संदर्भ त्रुटियों, विरोधाभासी निर्देशों, गैर-अद्यतन चैनलों और आवर्ती प्रश्नों की पहचान करनी चाहिए। विज़िट वॉल्यूम या कवरेज दस्तावेज़ पहुंच; वे अकेले यह प्रदर्शित नहीं करते कि सभी प्रभावित उपभोक्ताओं को सूचित कर दिया गया है।

परिचालन कार्य अपनी प्रक्रियाओं के अनुसार रिकॉल के निष्पादन की निगरानी करते हैं। संचार सूचना तक पहुंच और किए गए सुधारों का दस्तावेजीकरण कर सकता है। हमें इन दो उपायों को भ्रमित करने या केवल उल्लेखों में गिरावट के आधार पर किसी ऑपरेशन को पूरा घोषित करने से बचना चाहिए।

उदाहरणात्मक उदाहरण: एक बैच कई बाजारों में वितरित किया गया

एक निर्माता फ़्रांस और विदेशों में वितरित बैच की पहचान करता है। वह एक सामान्य तथ्यात्मक आधार तैयार करता है, फिर स्थानीय फाइलों को सक्षम प्रबंधकों के साथ सत्यापित करता है। किसी भी अस्पष्टता की रिपोर्ट करने के लिए वितरकों को एक संस्करण संख्या और संपर्क बिंदु प्रदान किया जाता है। यह परिदृश्य वास्तविक स्मरण के संदर्भ के बिना, एक संभावित संगठन को दर्शाता है।

इवेंट के बाद, फीडबैक उत्पाद डेटा की गुणवत्ता, सुधार समय और समन्वय पर केंद्रित होता है। Belief System संचार प्रोटोकॉल, संदेश और प्रवक्ताओं के प्रशिक्षण की तैयारी में योगदान दे सकती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न