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경영회의를 위한 커뮤니케이션 노트는 결정을 가능하게 해야 합니다. 여기에는 요청된 선택, 그 선택에 동기를 부여하는 사실, 사용 가능한 옵션 및 각 옵션의 결과가 명시되어 있습니다. 출판물과 스핀오프의 세부 사항을 통해 주제를 밝힐 수 있습니다. 의사결정를 가리어서는 안 됩니다.
가장 흔한 잘못은 리더가 어떻게 해야 하는지 설명하지 않고 상황을 제시하는 것입니다. 광범위한 모니터링을 통해 논쟁을 정확하게 설명할 수 있으면서도 본질적인 질문을 공개한 상태로 둘 수 있습니다. 우리는 누구에게, 어떤 증거로, 어떤 책임 하에 대응해야 할까요?
예상되는 결정으로 시작
첫 번째 문장은 입장 확인, 출판 승인, 발표 연기, 대변인 지정 등 구체적인 선택을 공식화할 수 있습니다. 마감일과 주제가 지금 나오는 이유를 지정합니다. 독자는 자세히 설명하기 전에 문제를 이해해야 합니다.
그런 다음 메모는 관찰과 판단을 구별합니다. 언론 기사는 관찰 가능한 사실입니다. 규제 결정에 대한 영향 가능성은 가설입니다. 이러한 분리는 토론의 질을 보호합니다. 수집된 요소를 부정하지 않고 해석에 이의를 제기하는 것이 가능해집니다.
선택을 바꾸는 사실을 선택하세요
사용 가능한 모든 항목이 동일한 위치에 있을 수는 없습니다. 메모에는 문서화된 모순, 직접적으로 관련된 대중의 기대, 이전 약속 또는 제도적 기한 등 결정을 수정할 수 있는 사항이 포함되어 있습니다. 기타 정보는 부록에서 확인할 수 있습니다.
각각의 중요한 사실에 대해 출처, 날짜 및 신뢰 수준을 지정하십시오. 정보가 불완전한 경우 누락된 내용과 이를 확인하는 방법을 설명합니다. 명시적인 정도의 불확실성은 영향을 받는 메커니즘이나 청중을 나타내지 않고 정확하게 나타나는 "높은 평판 위험"과 같은 모호한 문구보다 더 유용합니다.
완전히 차별화된 옵션 제시
명백히 약한 두 가지 대안에 대한 정교한 권고에 반대하는 메모는 심각한 의사결정를 허용하지 않습니다. 옵션은 타당해야 합니다. 공개적으로 대응하거나, 영향을 받은 당사자에게 직접 알리거나, 새로운 개발을 기다리는 것은 상황에 따라 모두 관련될 수 있습니다.
각 옵션은 예상되는 이점, 조건 및 위험을 지정합니다. 권장 사항은 목표와 관련하여 선호되는 이유를 설명합니다. OECD 및 G20 거버넌스 원칙은 책임에 대한 일반적인 지침을 제공합니다. 메모는 의사소통에서 이러한 책임을 효과적으로 수행하기 위한 실용적인 도구입니다. [1]
시나리오: 공개 질문
가상의 조직은 아직 결과가 통합되지 않은 약속에 대해 질문을 받았습니다. 한 가지 옵션은 즉시 일반 성명을 발표하는 것입니다. 또 다른 사람은 데이터가 이용 가능해지면 정보 회의를 통해 제한된 사실적 응답을 제안합니다. 세 번째는 가장 관심 있는 사람들과의 직접적인 교류를 제공합니다.
이 메모는 모든 반응을 예측할 것을 약속하지 않습니다. 첫 번째 옵션은 증거 없이 약속을 반복할 위험이 있고, 두 번째 옵션은 정보를 정리하며, 세 번째 옵션은 반드시 대중의 문의에 응답하지 않는다는 점을 보여줍니다. 그런 다음 위원회는 데이터를 제공할 사람과 날짜를 지정하여 일관된 조합을 선택할 수 있습니다.
사후 결정 정리
마지막 부분에는 담당자, 시간표 및 검토 기준이 표시됩니다. 또한 대중에 대한 이해, 지속적인 질문, 새로운 모순 등 효과가 어떻게 관찰되는지 명시합니다. AMEC 프레임워크는 수행된 조치를 결과로부터 분리하려는 관심을 상기시킵니다. [1]
유용한 메모에는 의사결정 이유에 대한 흔적이 남습니다. 맥락이 바뀌면 전체 토론을 재구성하지 않고도 결정을 검토하는 것이 가능해집니다. 따라서 의사소통은 제안된 메시지 이상의 것을 제공합니다. 즉, 청중의 읽기와 집단적 판단을 풍부하게 하는 결과를 조직합니다.