Belief System विश्लेषण · अद्यतन किया गया .
एक संवेदनशील प्रश्न और उत्तर दस्तावेज़ संगठन को अपने दर्शकों के प्रश्नों का सुसंगत उत्तर देने के लिए तैयार करता है। यह सत्यापित तथ्यों, संभावित उत्तरों और उन बिंदुओं को एक साथ लाता है जिनके लिए निर्णय की आवश्यकता होती है। इसकी गुणवत्ता वास्तविक आपत्तियों से निपटने की क्षमता की तुलना में प्रश्नों की संख्या पर कम निर्भर करती है।
मुख्य जोखिम उन प्रश्नों को लिखना है जिनका संगठन उत्तर देना चाहता है। एक दस्तावेज़ जो अपने संपादकों के लिए आश्वस्त करने वाला है, वह किसी पत्रकार, कर्मचारी या भागीदार के लिए बेकार साबित हो सकता है। तैयारी में वह सब शामिल होना चाहिए जो परेशान करने वाला हो, जिसमें वह भी शामिल हो जब कोई संतोषजनक उत्तर अभी तक मौजूद न हो।
वार्ताकार के दृष्टिकोण से प्रारंभ करें
एक ही स्थिति अलग अपेक्षाएं पैदा करती है। कर्मचारी अपने काम पर परिणाम समझना चाहता है। ग्राहक पूछता है कि उसकी सेवा कैसे जारी रहेगी। पत्रकार तथ्य और जिम्मेदारियां स्थापित करना चाहता है। प्रश्नोत्तर दस्तावेज में एक ही संस्थागत उत्तर देने के बजाय ये अंतर बनाए रखने चाहिए।
जो प्रश्न पहले ही पूछे जा चुके हैं उन्हें एकत्रित करना एक अच्छी शुरुआत है। फिर आपको छूटी हुई आपत्तियों को तैयार करने के लिए परियोजना में कम शामिल व्यक्ति को आमंत्रित करना होगा। सबसे उपयोगी प्रश्न कभी-कभी वह होता है जिसे टीमें अब पूछने का साहस नहीं करतीं क्योंकि वे आंतरिक कठिनाइयों को जानते हैं। दस्तावेज़ से उसकी अनुपस्थिति उसे सार्वजनिक बातचीत से नहीं हटाएगी।
तीन चरणों में प्रतिक्रिया तैयार करें
उत्तर आवश्यक जानकारी से शुरू हो सकता है, फिर उसके समर्थन के तथ्य और उसकी सीमा बता सकता है। यह संरचना लंबे परिचयों से बचाती है जो प्रश्न टालने का आभास देते हैं। इससे उपलब्ध समय के अनुसार प्रवक्ता के पास अलग-अलग स्तर का विवरण भी रहता है।
प्रत्येक प्रतिक्रिया जानकारी के स्वामी से जुड़ी होनी चाहिए। यदि तथ्य बदलता है, तो दस्तावेज़ को शीघ्रता से ठीक किया जाना चाहिए। सीडीसी का सीईआरसी मैनुअल अनिश्चितता के तहत संचार करने के लिए एक गाइड प्रदान करता है; यहां प्रस्तावित एप्लिकेशन में स्थापित जानकारी और पूरा किए जाने वाले शेष कार्य को स्पष्ट करना शामिल है। [1]
निश्चित उत्तरों के बिना प्रश्नों से निपटना
कुछ प्रश्न चल रही जांच, अस्थिर कार्यक्रम या ऐसे निर्णय से संबंधित हैं जो नहीं किया गया है। फिर प्रश्नोत्तरी को एक स्थिति प्रतिक्रिया तैयार करनी चाहिए: क्या ज्ञात है, क्या नहीं है, विषय पर कौन काम कर रहा है और अपडेट कैसे संप्रेषित किया जाएगा।
हमें जानकारी के अभाव को एक वादे का जामा पहनाने से बचना चाहिए। यह कहने का अर्थ यह नहीं है कि विश्लेषण प्रगति पर है, यह किसी समस्या की अनुपस्थिति की पुष्टि करेगा। प्रतिक्रिया भी उपयोगी होनी चाहिए: सीधे प्रभावित व्यक्ति को संपर्क के बिंदु या कार्रवाई के तरीके की आवश्यकता होती है, न कि केवल आंतरिक प्रक्रिया का विवरण।
परिदृश्य: एक विवादित निर्णय
एक काल्पनिक उदाहरण में, एक कंपनी एक संगठनात्मक परिवर्तन की घोषणा करती है। प्रश्नोत्तरी इस प्रश्न का उत्तर देती है कि "यह परियोजना क्यों?" ”, लेकिन यह नहीं बताता कि “किस विकल्प की जांच की गई?” ". यह चूक प्रक्रिया की अधिक बंद तस्वीर देती है, भले ही वास्तव में कई परिदृश्यों का अध्ययन किया गया हो।
दस्तावेजों से पुष्ट उत्तर, साझा की जा सकने वाली जानकारी और लागू प्रक्रियाओं की सीमाओं के भीतर, उपयोग किए गए मानदंड और चयन के कारण समझा सकता है। इससे सहमति की गारंटी नहीं मिलती। फिर भी निर्णय पर अधिक सटीक आधार पर चर्चा संभव होती है। यदि कोई वैकल्पिक उपाय जांचा ही नहीं गया, तो दस्तावेज में यह बात निर्णयकर्ता तक पहुंचनी चाहिए, बाद में उसके औचित्य की कहानी गढ़ने के बजाय।
उपयोग और अद्यतनीकरण व्यवस्थित करें
एक प्रश्नोत्तरी से परामर्श लेना आसान होना चाहिए: प्रश्न स्वाभाविक रूप से तैयार किए गए, दिमाग में संक्षिप्त उत्तर, विवरण और दस्तावेज़ बाद में पहुंच योग्य। अप्रचलित संस्करण पहचाने जाने योग्य होने चाहिए. दर्शकों को जवाब देने वाली टीमों को यह जानना होगा कि नए प्रश्न की रिपोर्ट कहां करनी है और प्रतिक्रिया का रेफरी कौन होगा।
दस्तावेज़ एक निदान उपकरण भी है. कमज़ोर प्रतिक्रियाएँ कभी-कभी साक्ष्य की कमी, अधूरा निर्णय या अत्यधिक व्यापक प्रतिबद्धता को प्रकट करती हैं। प्रश्नोत्तरी जल्दी तैयार करने से आप बोलने से पहले इन मुद्दों का समाधान कर सकते हैं। इस प्रकार इसका सबसे अच्छा प्रभाव उस निर्णय में सुधार करना हो सकता है जिसे उसे केवल समझाना था।