Analisi del Belief System · Aggiornato il .
Quando un regime sanzionatorio può colpire un'attività o un partner, la comunicazione deve basarsi su una precisa analisi giuridica e operativa. Prepara le domande e la coerenza dei messaggi, senza trarre conclusioni sull'applicabilità di una misura. L’obiettivo è rendere comprensibile la situazione nel suo stato reale.
Non bisogna confondere gli annunci politici, i testi adottati e le loro modalità di applicazione. Il dipartimento delle comunicazioni deve sapere in quale fase si trovano le informazioni e quale ambito è stato esaminato. Non sempre una formula generale sul rispetto delle regole risponde alle domande concrete del pubblico.
Stabilire una base comune di fatti
Il lavoro inizia identificando le attività, gli enti e le relazioni coinvolte. I team legale, conformità, operazioni e affari pubblici qualificano l'ambito. La comunicazione registra i fatti comunicabili, la loro data ed i punti ancora oggetto di analisi.
Il Consiglio dell'Unione Europea descrive la procedura di adozione e revisione delle sanzioni nonché il ruolo dei testi che ne specificano la portata. Per una situazione particolare, è necessario consultare gli atti applicabili e la loro versione in vigore. Un articolo generale non può determinare gli obblighi di una determinata società. [1]
Distinguere conformità e spiegazione pubblica
La conformità risponde a una questione di norme applicabili. La spiegazione pubblica può riguardare aspettative più ampie: scelta dei partner, coerenza degli impegni o conseguenze per le persone. Questi due piani devono essere articolati senza essere presentati come equivalenti.
Un'attività autorizzata può sollevare una questione legittima. Una misura imposta può avere conseguenze che devono essere spiegate. La guida dell’OCSE alla condotta responsabile fornisce un punto di riferimento per l’esame degli impatti, che va oltre il mero vocabolario della reputazione. [1]
Prepara domande delicate
Le domande e risposte dovrebbero esaminare cosa sta facendo l'organizzazione, cosa ha deciso, le relazioni coinvolte e le informazioni che non possono ancora essere confermate. Le formulazioni assolute dovrebbero essere evitate se l’analisi copre solo un ambito limitato. Ogni risposta coinvolgente è allegata alla convalida competente.
I team in contatto con clienti, partner e dipendenti devono disporre di informazioni coerenti. Una risposta locale improvvisata può essere adottata a livello internazionale. La preparazione deve quindi prevedere adattamenti linguistici e argomenti che richiedono feedback al gruppo.
Esempio: un rapporto commerciale riesaminato
In una situazione fittizia, un'azienda esamina gli effetti di una nuova misura su un partner. L'analisi non è completa. Una risposta pubblica non dovrebbe affermare che la relazione è immutata se questa conclusione non viene stabilita, né annunciare una rottura indecisa.
L'organizzazione può specificare che sta esaminando la situazione, descrivere le decisioni già adottate e indicare il canale informativo utile agli interlocutori interessati. Il messaggio è limitato a ciò che è verificato. Il suo aggiornamento dipende dai fatti e dalle decisioni, non solo dal ritmo delle richieste dei media.
Pianifica una versione guardata
Testi, elenchi e interpretazioni operative possono evolvere. Il sistema deve specificare chi monitora queste modifiche e come influenzano i messaggi. Una risposta corretta in una data potrebbe diventare incompleta in seguito; i supporti durevoli devono essere riesaminati.
Il contributo della comunicazione consiste nel rendere visibili queste dipendenze e nel mantenere un discorso coerente. Aiuta l'organizzazione a spiegare le proprie azioni senza produrre competenze legali sostitutive o ridurre una situazione complessa a una formula di compliance.